導入
アーカイブとは、アーカイブ、アーカイブする行為です。元々は主に電子文書に対してのみ使用されていましたが、「ストレージ」または「バックアップ」の同義語として、性質や媒体を問わず、すべての文書に対して使用されることが多くなり、「保存」に代わって使用される傾向にあります。
電子コンテンツのアーカイブとは、電子コンテンツを収集、識別、選択、分類し、安全な媒体上に保存するために実装される一連のアクション、ツール、および方法であり、その目的は、電子コンテンツを利用し、証拠として（証拠として）適時にアクセスできるようにすることです。特に法的義務や紛争が発生した場合）、または情報目的。アーカイブされたコンテンツは凍結されているとみなされ、変更できません。アーカイブの期間はコンテンツの価値によって異なり、ほとんどの場合中期または長期になります。保存とは、アーカイブされた電子コンテンツを保存、保護、永続化、復元、追跡、転送、さらには破壊するために実装されるすべての手段です。
アーカイブと保存は明確に分離される必要があります。
– ストレージ。電子コンテンツを保存し、その後のコンテンツ処理の基礎として機能するためのアクション、ツール、および方法に関連します。
–バックアップ。これは、元の電子コンテンツが記録されているデバイスの故障（ビジネスの回復や復旧の場合）の場合の損失を避けるために、セキュリティ目的で元の電子コンテンツを複製することを目的としたすべてのアクション、ツール、および方法として定義できます。事業継続計画 – PRA/PCA)。保存されたコンテンツは固定されたものとみなされないため、変更または置き換えることができます。バックアップの期間は頻度によって異なり、ほとんどの場合は短期間です。
コンピュータのアーカイブファイル
この用語は、コンピューティングにおいて、他の多くのファイルを 1 つのファイルに結合するために使用されます。このアーカイブ ファイルは、ネットワーク上での更新、保存、転送に適しています。
アーカイブは単純にすることも (tar 形式など)、圧縮と組み合わせることもできます (tar.gz、tar.bz2、zip、rar、ace など)。
長期間のコンピュータ アーカイブの場合、その形式に関して情報の独立性をできる限り確保することが重要です。たとえば、20 年間アーカイブされたデータの場合は、情報をテキスト形式で保存するのではなく、テキスト形式で保存することが望ましいです。関連するプログラムが利用できなくなったり、オペレーティング システムが動作しなくなったりするネイティブ形式です。
フランスにおける電子アーカイブ
法令等
文書の電子アーカイブは以下によって管理されます。
- アーカイブが証拠としての価値を持つことができる法の規則、
- 技術基準、
- 私生活を保護する法的規則、特に「忘れられる権利」の制定を通じて。
アーカイブに関連する法律
以下の情報は、電子公文書には完全には適用されません。電子公文書には、公文書サービスにおける特定の保存および寄託義務が課せられます。公文書管理局の許可なく、いかなる形式であっても公文書を破壊することは犯罪です。
- 2000 年 3 月 13 日の法律には、証拠法に関するいくつかの規定が含まれています。これはフランス民法典を修正し、第 1316-1 条 (現行版) では、完全性が保証される条件で保管されている場合に限り、紙に書くのと同じ方法で電子形式での書き込みを認めています。第 1348 条 (現行版) では、本物のコピーとは何かを規定しています。
- 2004 年 6 月にデジタル経済の信頼に関する法律によって導入された消費者法 (現行版) の L134-2 条では、電子形式で確立され、それを超える金額に関連する契約の存在を証明する書面による文書のアーカイブを義務付けています。一定の制限を超えると。この制限は、2005 年 2 月 16 日の政令第 2005-137 号によって 120 ユーロに設定されました。この規定は、特に電子商取引Web サイトに関するもので、紛争の解決を促進することを目的としています。アーカイブの法的期間は10 年であり、これは従来の契約の制限期間に相当します[参考資料]。希望】 。
- 一般税法: 第 289 条以降は、電子請求書の保存に関する規則を定めています。
使用されている規格
非強制的な標準は、文書を確実にアーカイブするために従うべき手順を組織に提供します。
- 1999 年に発行された NF Z 42-013規格は、フランスで最もよく知られています。これは、文書の記録、保管、復元中の完全性を保証するための技術的および組織的手順を規定しています。この規格は、電子文書による証明は証明の始まりにしか構成できず、紙での文書による証明と同じレベルの証明ではなかったときに発行されました (民法第 1316 条の 1)。新しいバージョンは 2009 年 2 月 4 日に採用されました。
- 2005 年 8 月 20 日に承認された NF Z 43-400 標準は、COM/COLD を扱います。
OAIS (Open Archive Information System) は、デジタル文書の管理、アーカイブ、および長期保存を目的とした概念モデルです。 ISO 14721:2003規格（空間情報およびデータ転送システム – オープン情報アーカイブシステム – 参照モデル）に対応しています。
「忘れられる権利」
国家情報技術と自由委員会 (CNIL) は、デジタル データの所有者に対し、プライバシーと「権利」を尊重したデータ使用のニーズを調和させるために、保存されているデータの性質に応じて差別化されたアーカイブ ポリシーを採用することを推奨しています。データ保護法によって定められた「忘れ去られること」。これを行うために、 CNIL は遺産コードで定義されている 3 つのアーカイブ カテゴリを使用します。
- 現在のアーカイブ。たとえば、契約の枠組み内の顧客に関連するデータ。
- 中間アーカイブ。関連するサービスにとって管理上重要です。その保存期間は、適用される制限規則によって設定されます。
- 決定的なアーカイブ。厳密に歴史的、科学的、または統計的な関心を持ち、無期限に保存できます。
現在および中間アーカイブは、その処理に必要な期間、つまりファイルを CNIL に宣言するときに指定された期間だけ保存する必要があります。これは、個人識別要素を含むデータに特に当てはまります (2004 年 8 月に改正された 1978 年 1 月 6 日の法律の第 6 条および第 24 条)。したがって、このデータの管理者は、これらのアーカイブの最終的な破棄を計画する必要があります。
中間アーカイブは、訴訟部門などの特定の部門のみが使用することを目的としています。アクセス セキュリティ管理では、許可されたユーザーのみがこのデータにアクセスできるようにする必要があります。
電子メールまたは電子メールのアーカイブ
電子メールのアーカイブは、現在のプロジェクトの大部分で重要な連絡先である IT 部門だけでなく、ビジネス部門の両方からのさまざまなニーズにも応えます。
電子メールのアーカイブに関する 3 つの形式が、2 つの組織に 1 つ以上の組織で提案されています。今日の組織で最も一般的に見られるアーカイブは、「経済的な」アーカイブと言えます。これは、膨大なストレージ コストとメッセージングの輻輳、電子メールの検索と生産性の課題を引き起こす電子メールの絶え間ない増加によって引き起こされる管理とコスト削減の問題に対応するものです。利益が得られます。このようなアーカイブ プロジェクトは、IT 部門によって開始されることが多く、その後、組織内の他の部門によるさまざまなアーカイブ プロジェクトが発生する可能性があります。他の 2 つのアーカイブ形式は、2009 年初めに実際に導入されたものよりも組織によって検討されており、「規制上の」アーカイブと「試験的な」アーカイブに相当します。これらは互いに非常に近いものですが、最初の制約の性質によって区別されます。特定の数の法律や規制 (SOX、バーゼル 2 など) の存在により、特定の企業は正確に識別された電子メールと添付ファイルを保持することが義務付けられています (請求書、給与明細など）外部監査の場合。関連するビジネス部門 (DAF、人事、営業など) では、そのようなアーカイブの要求がますます高まっています。 「証拠的」と説明されるアーカイブの場合、組織は自らをより予防的な立場に置き、紛争が発生した場合にファイルの文書を特定し、情報を収集できるツールを導入したいと考えています。証明のタイトルを使用できるようになります。このようなアーカイブ プロジェクトは、法務部門が担当することがほとんどです。
2010 年には、調査対象となったフランスの組織の 35% が、証拠価値のあるコンテンツをアーカイブしていると宣言しました。 2012 年までに 71% になるはずです。