グループウェアは、人々のグループがリモートでドキュメントを共有できるようにするソフトウェア システムです。
Jean-Claude Courbon によれば、「グループウェアとは、電子通信を通じて共同作業や協力作業に従事するグループにデジタル媒体上の情報を共有できるようにする一連のテクノロジーと関連する作業方法です。」
Peter と Trudy Johnson-Lenz 氏によると、「グループウェアとは、特定の目的を達成するための作業グループのプロセスと手順のセットに、このグループ作業を促進するために設計されたソフトウェアを加えたものです。」
用語および新学総合委員会は、「ワーク グループ ソフトウェア」という用語を採用しました (短縮形:「グループ ソフトウェア」、フランス共和国官報に掲載)。翻訳すると「共同作業ソフトウェア」または「グループウェア」になるかもしれません。
グループウェアを作る理由
- 自動ファイリングを使用すると、電子メールだけでのコミュニケーションはすぐに管理できなくなります。
- Usenet にあるようなニュースグループは進歩を表していますが、情報へのアクセスは十分に構造化されていません。
- 単純な共有ファイルはすぐに複雑になりすぎて管理できなくなります。
- カレンダー、期限付きの達成すべきタスクのリスト（委任の可能性あり）を共有し、全員の空き時間を自動的に確認して会議を自動的に開催できるメカニズム（会議の自動予約機能）が不可欠です。部屋やテレビ会議室も同様です）。
オペレーティングクラス
- ワーキング グループには、オープン(関心のある人なら誰でも参加できる) とクローズ(リストは 1 人以上の管理者によって作成され、その管理者のみが編集できます) の 2 つのタイプがあります。もちろん、管理者に電子メールを送信する可能性は常にあります。表示されている場合はグループへの参加が許可されます。
- 最後に、グループは、書き込みに関しては非公開ですが、閲覧に関してはオープンにすることもできます（提案を求めるために作業グループの進捗状況が公開される場合）、またはその逆（一種の電子ホットラインを開設すれば、誰もがアクセスできるようになります）そこに書き込むこともできますが、質問の機密性を尊重するため、最初はサポート グループのメンバーのみがそれらを読むことができます)。
レプリケーション
グループウェアの重要な側面はレプリケーションの問題です。グループのメンバーはラップトップを持って移動しなければならない場合があります。旅行中にグループから孤立してしまうと、
- グループの出発時のすべての作業は、ハードドライブ上で利用可能でなければなりません
- 彼は、遅れて送信される既存の作品に貢献する可能性を持っていなければなりません
- 彼が戻ったら、彼の追加の作業がグループに送信されると同時に、彼のすべてのデータがグループに引き渡されなければなりません。グループは、ネットワーク上で彼がいない間も機能し続けました。
共有カレンダー
このソフトウェアを使用すると、関係者に迷惑をかけることなく、物理的または仮想的な会議の時間枠を数回クリックするだけで見つけることができます。各従業員は自分の日記を大規模な共有データベースに入力します。その情報には作業グループ全体がアクセスできます。
このようなツールが適切に機能するには、すべてのカレンダーを詳細に更新する必要がありますが、企業でこの目的が達成されることはほとんどありません。実際、ユーザーはこのカレンダーに公式の予定をメモすることしかできません。
グループウェアの種類
Exchange、Mdaemon、desknow などの共同メッセージング グループウェアと、Chronopolys やsharepointなどのプロジェクト指向のグループウェアの 2 つのグループウェア ファミリを区別する必要があります。
世界中の大規模グループで最も使用されているリファレンス メッセージングおよびグループウェアソフトウェアは、引き続きIBMのLotus Notes Domino です。これは、Webエンジンが統合されているため、シッククライアントまたはシン クライアントとして使用できます。多数の GED がこのソフトウェアを使用して開発されています。