定義
電子文書とは何ですか?
それはコンピュータで操作できる非物質的なコンピュータオブジェクトです。画像、サウンド ファイル、ファイルとして編成されたデータのセット、電子ドキュメントなどです。電子文書は、コンピュータで作成される紙文書と同等であることに注意してください。したがって、電子文書は、古典的な文書の特性、つまりプレゼンテーション (メタデータ)、コンテンツ (情報)、アーキテクチャを分離することを可能にし、個別に利用する可能性を提供すると思われます。
GEDとは何ですか?
EDM と略される電子文書管理は、文書を取得、分類、保管、アーカイブするためのコンピューター化されたシステムです。使用例：紙文書の大量スキャン。 EDM は、ドキュメントのライフサイクルから生じる最終処理プロセスです。
したがって、GED は統計アルゴリズムを使用して、関連性によって文書を分類し、検索します。
電子文書管理 (EDM) の手順
電子文書管理には、文書の取得、分類、保管、配布という4 つの主要な段階があります。 EDM は組織の時間と費用を大幅に節約します。実際、EDM を使用すると、文書のインデックス作成、特に「紙の量」を圧縮するデジタル化が可能になります。
【ステップ1】書類の入手
GED の主な目的は文書を入手することであり、これは次の方法で行うことができます。
- 既存の紙文書の統合: 紙文書の場合、これはスキャナーを使用したデジタル化を意味します。可能かつ有用な場合は、デジタル化された文書をRADテクノロジーを使用して分類できます。 LAD テクノロジーを実装することで、デジタル化された画像から情報を抽出することができます。この技術では、OCR、バーコード認識、および認識された単語の言語検証ルールなどの ICR 技術を使用できます。
- 既存の電子ドキュメントの統合: 別のドキュメント ファミリは、オフィス ファイル、PDF ファイルなどの電子ドキュメントで構成されます。最後の統合可能なドキュメント ファミリは、デスクトップ パブリッシング システムからの COLD ドキュメントで構成されます。
- 電子文書の作成: グループコンピューティングソフトウェア(グループウェアまたはグループウェア) を使用して会社のさまざまなエージェントによって管理される 1 つまたは複数の手順の結果である可能性があります。このドキュメントは、ビジネス インテリジェンスソフトウェアによって、ツール経由で利用可能なモデルから取得することもできます。
- 電子文書交換: これは、2 つのパートナー組織が電子文書を共有したい場合に行われます。その後、同じ標準化されたデータ形式を尊重しながら、EDI (電子データ交換) システムを使用して情報システムを相互接続できます。
ドキュメントが管理システムに入力される手段が何であれ、関係するユーザーによって承認された最終バージョンに到達するために、ドキュメントは検証チェーンまたはワークフローを通過することがよくあります。ドキュメントの検証にリンクされたワークフローは構成可能であり、システム ユーザーのアクセス権とプロファイルが考慮されます。ほとんどの場合、ドキュメントのステータス、バージョン、可視性に影響します。
【ステップ2】書類の分類
EDM の 2 番目のステップは、さまざまなドキュメントのインデックスを作成することです。索引付けは、文書の使用を容易にすることを目的として、文書とその内容の説明を構成します。この点で次の点を区別します。
- タイプによる索引付けは、メタデータ (タイプ、作成者、タイトル、ソース、日付など) を使用して文書の正式な説明を提供します。メタデータの語彙は、最も多くのツール調査でこのメタデータを使用できるように標準化されています。
- 検索操作を容易にするために、文書の内容をターゲットにした概念またはキーワードによる索引付け。システムの設計者またはドキュメントの作成者にとって、これには最も頻繁に出現する用語のリストが含まれる場合があり、その場合は統計的インデックス付けについて説明します。また、デザイナーが文書に関連するシソーラス (階層または等価関係によってリンクされた単語のリスト) から用語を選択する、より高度なシステムにすることもできます。
【ステップ3】書類保管
EDM の 3 番目のステップは、ドキュメントを保存することです。ドキュメント ストレージ システムについて考慮せずにEDMツールをセットアップするのは危険な作業となるため、これも同様に重要なフェーズです。問題は次のとおりです。
- 記憶媒体は、文書の量に可能な限り最適に適合する必要があります。また、相談の頻度やデータの重要性に応じて、信頼できるアクセス時間を提供する必要があります。
- ストレージの編成は、ドキュメントの内容 (テキスト、ビデオ、画像など)、その出所、状態、タイプなどに応じて優先順位を付けることができます。
- アーカイブの保管と提供を容易にするという観点から、システムの定期的な浄化を可能にするために、保存期間も考慮する必要があります。
- 法的アーカイブとオープンソース文書の耐久性とオープンソースの概念はリンクできます。独自の電子アーカイブシステムは、非常に長期間にわたる長期保存操作を可能にするかどうかは保証できません。長期にわたってドキュメントを電子的にアーカイブしたい場合は、無料ライセンスの EDM システムがより適切であることがわかります。ソリューションの発行者が消滅した場合でも、オープン ソース コミュニティはプロジェクトを維持およびサポートし続けることができます。オープンソースとして利用可能な EDM プラットフォームのリストは次のとおりです。
* 屋外 * マーチ * ヌクセオ
【ステップ4】書類の配布
GAD の 4 番目のステップは、ドキュメントを配布することです。ドキュメントはインターネットまたはイントラネット経由で配布できます。
結論
電子文書の管理には費用がかかりますが、時間を大幅に節約できます。組織内で、ドキュメントを管理するか否かの選択は、ビジネス戦略の問題となる場合があります。実際、たとえ EDM が共同作業を促進したとしても、それを「ソフトウェア」の観点からのみ考慮する中小企業、大規模組織にとっては、多大な経済的損失となる可能性があります。
GED は、何よりもまず (共同) 作業方法論の実装です。
GED ソリューションの成功を保証するのは、この方法論の効果的な実装であり、この「方法」の「サポート」としてのみ機能する「単独の」製品ではありません。 GED ソリューションを正しく適用して効果的にするには、「ソフトウェア」投資に関連して「サポートおよび実装サービス」の予算を割り当てる必要があります。
しかし、回顧する必要があります。確かに、古代エジプトのピラミッドの壁で発見された文字は常に残り続けていますが、人々は依然として木、紙（石、花崗岩、玄武岩よりも壊れやすい）を採用しました。後者の方が扱いやすいためです。ストレージ、共有、コピーなどの機会が増えます。では、同じ理由で、なぜエレクトロニクスを採用すべきではないのでしょうか?この最後の質問に対して、企業は今日、答えを見つけられていないため、EDM ツールに急いでいます。
もっとありきたりな言い方をすれば、どの企業にとっても、GED がこのラッシュの原動力となるのは、収益性を約 3 ～ 5% (売上高の) 改善するという現実の経済的課題です。
大多数の企業、特に中小企業や VSE にはまだほとんど知られていませんが、この戦略的な経済問題は、企業内のいわゆる「紙」コンポーネント * のコストから生じています。
- コンポーネント= 処理、生産、保管、研究、アーカイブなど…